دليلك الكامل لإدارة العيادة من الافتتاح للإغلاق
أنت الواجهة الأولى للعيادة ومحور تنظيم اليوم
كموظف استقبال، أنت القلب النابض للعيادة. أنت اللي بتفتح اليوم، بتدير الدور، بتساعد المرضى، وبتقفل الجلسة. شغلك المنظم بينعكس على كفاءة العيادة كلها ورضا المرضى.
ابدأ جلسة العمل وهيئ كل حاجة للاستقبال
سجل الحضور، أضف مرضى، رتب الدور
ساعد، وجه، وقدم أفضل تجربة
قفل الجلسة، راجع التقارير، جهز للغد
الخطوات التفصيلية من الوصول للافتتاح
قبل ما تفتح الجلسة في النظام، جهز العيادة
✓ الاستقبال نظيف ومرتب
✓ غرف الكشف جاهزة ونظيفة
✓ دورات المياه نظيفة
✓ منطقة الانتظار مرتبة
✓ الكمبيوتر شغال وجاهز
✓ الإنترنت متصل
✓ الطابعة فيها ورق وحبر
✓ شاشة الدور شغالة ومرئية
✓ استمارات جديدة متوفرة
✓ أقلام وأدوات مكتبية
✓ ملفات المرضى جاهزة
✓ كمامات ومعقم (لو مطلوب)
✓ تأكد من حضور الدكتور
✓ اسأل لو في تعليمات خاصة اليوم
✓ راجع جدول اليوم سوا
✓ تأكد من جاهزيته
الآن جاهز لفتح اليوم رسمياً في النظام
سجل دخولك بحسابك (اسم المستخدم وكلمة المرور). تأكد إنك على صفحة "إدارة الجلسات".
النظام هيسألك معلومات أساسية:
اكتب أي معلومات مهمة للوردية:
اضغط "افتح". المعجزة تحصل: كل الحجوزات لليوم تدخل الدور تلقائياً!
نور - موظفة جديدة، يومها الأول في الشغل
نور وصلت العيادة أول مرة. خايفة ومتوترة. سارة (الموظفة القديمة) استقبلتها بابتسامة.
سارة ورتها بسرعة: "ده كمبيوتر الاستقبال، ده النظام، دي شاشة الدور. النهاردة هتشوفيني بعمل إيه وهتتعلمي."
سارة فتحت النظام وورت نور الخطوات:
النظام عرض: "تم فتح الجلسة بنجاح. 18 مريض دخلوا الدور تلقائياً." نور مندهشة: "يعني كده خلاص؟ مفيش حاجة تانية؟"
سارة ضحكت: "آه! النظام ذكي. كل الحجوزات دخلت لوحدها. دورنا بس نسجل لما المرضى يوصلوا."
أول مريض وصل: "أحمد محمد، رقم 1". سارة ورت نور: "دوري على اسمه في قائمة الدور... ها... لقيتيه؟ حلو. دلوقتي اضغطي 'سجل حضور'."
نور ضغطت. المريض تحول من "معلق" لـ "في الانتظار". رقمه ظهر على الشاشة!
جه مريض مفاجئ بدون حجز. سارة: "دي فرصتك تجربي. ضغطي 'إضافة مريض'."
نور (متوترة): دورت على اسمه... لقته... اختارت د. أحمد... اختارت "كشف عادي"... ضغطت "أضف".
النظام: "تم إضافة محمد علي - رقم 19". نجحت!
نور اتعلمت بالممارسة. سجلت حضور 10 مرضى، أضافت 3 walk-in، ساعدت 5 مرضى بأسئلتهم. كل حاجة تحت إشراف سارة.
آخر اليوم، نور بقت واثقة. سارة قالتلها: "بكره هتشتغلي لوحدك. أنا هكون جنبك لو احتجتي حاجة."
كل العمليات اللي هتعملها مع المرضى
الموقف: مريض جه الاستقبال وقال "أنا محمد علي، عندي حجز الساعة 10."
افتح قائمة الدور على النظام
دور على "محمد علي" (استخدم خاصية البحث)
تأكد إنه هو (رقم الموبايل، نوع الزيارة)
اضغط "سجل حضور"
قوله: "حضرتك رقم 5. الدكتور دلوقتي عند رقم 3. الوقت المتوقع: 15-20 دقيقة. اتفضل في منطقة الانتظار."
الموقف: مريض جه وقال "مفيش معاد، ممكن أتكشف؟"
تأكد إن العيادة بتقبل walk-in النهاردة
شوف الزحمة الحالية (كام مريض مستني؟)
لو مقبول: اضغط "إضافة مريض جديد"
دور على المريض بالاسم أو الموبايل (لو موجود) أو أضفه كمريض جديد
اختار الدكتور ونوع الزيارة
اضغط "أضف للدور". النظام بيديله رقم تلقائياً
قوله: "حضرتك رقم 15. الانتظار المتوقع: 45-60 دقيقة. حاب تستنى ولا ترجع بعدين؟"
الموقف: مريض رقم 5 (معاده 10:00) وصل 10:40 والدور عند رقم 9
استقبله بلطف: "أهلاً، حضرتك اتأخرت شوية. دورك كان رقم 5 لكن عدّى."
شوف الخيارات في النظام: "تعديل ترتيب" أو "إلغاء"
لو المريض عايز يستنى: اضغط "تعديل الترتيب"
حطه في آخر الدور أو بعد المريض الحالي حسب الزحمة
قوله: "تمام، حضرتك دلوقتي رقم 12. هتستنى حوالي 30 دقيقة."
الموقف: سيدة حامل جت بألم شديد، محتاجة كشف فوري
قيّم الوضع بسرعة: هل فعلاً طوارئ؟
لو طوارئ حقيقية: اضغط "إضافة مريض" وعلّمها "أولوية عالية"
أبلغ الدكتور فوراً: "دكتور، في حالة طوارئ"
وضح للمرضى المنتظرين: "في حالة طوارئ، ممكن تتأخروا شوية. شكراً لتفهمكم."
الحالة الطارئة تدخل فوراً أو في أقرب وقت
الموقف: مكالمة تليفونية: "أنا محجوز النهاردة بس مش هقدر أجي، عايز ألغي"
تأكد من هوية المريض: "ممكن الاسم ورقم الموبايل؟"
دور عليه في النظام
افتح الحجز واضغط "إلغاء"
اكتب سبب الإلغاء (لو المريض قال)
قوله: "تمام، تم الإلغاء. تحب تحجز موعد تاني دلوقتي؟"
لو عايز يحجز: ساعده يختار معاد جديد
الموقف: رقم 7 معاده 11:00. دلوقتي 11:20 ولسه مجاش ومردش على التليفون
استنى 10-15 دقيقة بعد المعاد
حاول تتصل بالمريض مرة أو مرتين
لو مردش: اضغط "تسجيل No-show"
النظام بيحرك الدور تلقائياً - المريض الجاي بيبقى هو اللي بعده
المعاد بيفضى لمريض walk-in لو موجود
النظام بيتتبع كل مريض كام مرة عمل no-show. لو كرر كتير (3+ مرات)، النظام ممكن يمنعه من الحجز لفترة أو يطلب تأكيد قبل كل معاد.
إزاي تقدم أفضل تجربة للمرضى
أول انطباع مهم. ابتسم، رحب، وخلي المريض يحس إنه في مكان آمن ومهتمين بيه.
اسمع للمريض باهتمام. لو عنده مشكلة أو سؤال، خليه يعبر وحاول تساعده بكل ما تستطيع.
اشرح الوقت المتوقع، خطوات العملية، أي معلومات محتاجها بوضوح ووإيجاز.
بعض المرضى قلقانين أو خايفين. كن صبور ومتفهم لمخاوفهم.
لو في تأخير أو مشكلة، كن صريح. الشفافية بتبني الثقة.
اشتغل بسرعة لكن من غير استعجال يخليك تغلط. كفاءة + دقة = خدمة ممتازة.
أحمد - موظف استقبال، مريض غاضب من التأخير
السيد خالد جه زعلان جداً: "أنا معادي الساعة 3 ودلوقتي 3:40 ولسه مستني! ده معاد محجز يعني إيه؟!"
أحمد (في البداية) كان هيقول: "ده مش ذنبي، الدكتور اللي متأخر." ❌ ده هيزود الموقف سوءاً.
أحمد (اتعلم): "أنا فاهم انزعاجك يا حضرة المهندس. حضرتك حجزت معاد ومن حقك تتكشف في معادك. خليني أشوفلك إيه الموقف بالظبط."
أحمد فتح النظام قدام السيد خالد: "حضرتك رقم 5 شايف؟ الدكتور دلوقتي عند رقم 3. المريض رقم 2 كان حالة طوارئ - طفل صغير بحرارة 40 - اضطرينا نأخذه فوراً. ده اللي سبب التأخير."
السيد خالد شاف المعلومات بنفسه. نبرته اتغيرت: "آه... ماشي، الطفل أهم طبعاً. أنا هستنى. كام دقيقة متوقعين؟"
أحمد: "10-12 دقيقة بالكتير يا فندم."
فعلاً بعد 11 دقيقة، نادوا على السيد خالد. خرج من الكشف وقال لأحمد: "شكراً على الشفافية والمعاملة الحلوة. النظام فعلاً منظم."
الخطوات النهائية لإنهاء يوم عمل ناجح
راجع الدور: هل في حد لسه مستني؟ لو آه، تأكد من السبب (متأخر؟ طوارئ؟) وعالج الموقف.
سجل أي معلومات مهمة للوردية الجاية:
في النظام، اختار الجلسة النشطة واضغط "قفل الجلسة". تأكد من وقت الإغلاق الصحيح.
النظام بيعملك تقرير فوري بـ: