جلسات عمل مرنة وإدارة احترافية
ورديات صباحية ومسائية منفصلة
التوقيت: 8:00 ص - 2:00 م
الموظف يفتح "جلسة 1" في تاريخ اليوم. كل حجوزات الصبح تدخل دور هذه الجلسة.
التوقيت: 2:00 م
بعد آخر مريض، الموظف يقفل الجلسة الصباحية. الدور يُؤرشف، التقرير يُنشأ.
التوقيت: 5:00 م - 10:00 م
الموظف يفتح "جلسة 2" في نفس التاريخ. دور جديد تماماً يبدأ من الصفر.
التوقيت: 10:00 م
نهاية اليوم. الجلسة المسائية تُقفل. تقرير منفصل لهذه الجلسة.
عيادة النور فيها دكتورين: د. أحمد بيشتغل الصبح، د. سامية بتشتغل المسا.
نور (الموظفة) تفتح "الجلسة الصباحية - د. أحمد". 25 مريض محجوز الصبح يدخلوا الدور تلقائياً.
د. أحمد يكشف على المرضى واحد ورا التاني. الدور ماشي. نور بتسجل حضور وبتضيف المرضى بدون حجز.
آخر مريض اتكشف. نور تقفل الجلسة الصباحية. النظام يطلع تقرير: 28 مريض (25 بحجز + 3 بدون)، متوسط انتظار 10 دقايق.
من 2:00 لـ 5:00 العيادة مقفولة. د. أحمد راح، د. سامية لسه مجتش.
منى (موظفة المسا) تيجي وتفتح "الجلسة المسائية - د. سامية". دور جديد تماماً، مفيش علاقة بدور الصبح.
منى تقفل الجلسة المسائية. تقرير مستقل: 20 مريض بالمسا.
كل جلسة ليها تقرير خاص: عدد المرضى، أوقات الانتظار، الإلغاءات
كل جلسة ممكن يكون فيها دكتور مختلف أو تخصص مختلف
الجلسة الثانية تبدأ من رقم 1 تاني - مش استمرار للصبح
الجلستين في نفس اليوم (التاريخ)، بس كل واحدة برقم جلسة مختلف
للعيادات اللي بتشتغل بعد منتصف الليل
جلسة بتبدأ في يوم وتخلص في اليوم التالي. مثلاً: تبدأ الساعة 10 مساءً وتخلص 2 صباحاً.
التوقيت: 8:00 ص - 8:00 م
التاريخ: 15 مارس
جلسة عادية، تبدأ وتخلص في نفس اليوم.
البداية: 8:00 م يوم 15 مارس
النهاية: 8:00 ص يوم 16 مارس
التاريخ المسجل: 15 مارس
التوقيت: 8:00 ص - 8:00 م
التاريخ: 16 مارس
جلسة جديدة في يوم جديد.
كل وردية ليلية تنسب لليوم اللي بدأت فيه - منطقي للمحاسبة والإحصائيات
تعرف مين فتح ومين قفل كل جلسة - مهم للمساءلة
وردية الليل منفصلة تماماً عن وردية الصبح - مفيش خلط
تقدر تبدأ وتقفل أي وقت - النظام ذكي وبيتعامل صح
الموظف يحجز والنظام يتتبع مين حجز
"أنا محمد، عايز أحجز موعد عند د. أحمد يوم الخميس"
يدور على المريض في النظام بالاسم أو رقم الموبايل
الموظف يشوف المواعيد المتاحة يوم الخميس ويختار المناسب
الحجز يتسجل باسم المريض، لكن النظام يسجل "حجزه: نور (موظفة الاستقبال)"
المريض يستلم إشعار بتأكيد الحجز على موبايله
النظام بيسجل مين ألغى الموعد بالظبط:
من التطبيق أو الموقع
السجل: "ألغاه: محمد علي (المريض)"
بناءً على طلب المريض تليفونياً
السجل: "ألغاه: نور أحمد (موظفة)"
لظرف طارئ
السجل: "ألغاه: د. أحمد حسن"
بسبب قاعدة معينة (مثلاً: No-show)
السجل: "ألغاه: النظام (No-show)"
تواصل فعّال بين الورديات
تكتب لما تفتح الجلسة
تكتب لما تقفل الجلسة
نور فتحت الجلسة الصباحية. كتبت في ملاحظات الافتتاح: "جهاز قياس الضغط الاحتياطي معطل - محتاج صيانة عاجلة"
نور قفلت الجلسة. كتبت في ملاحظات الإغلاق: "الجهاز الأساسي كان كفاية النهاردة، بس لو اتعطل مفيش احتياطي!"
منى فتحت الجلسة المسائية. أول حاجة عملتها قرت ملاحظات نور. عرفت فوراً إن في مشكلة في الجهاز الاحتياطي.
منى اتصلت بالصيانة فوراً. الفني جه وصلح الجهاز قبل بداية الشغل. لو منى ماكنتش عارفة، المشكلة كانت هتكبر.
ملاحظات واضحة ومختصرة. اللي هيقراها محتاج يفهمها بسرعة.
مش كل حاجة تستاهل تتكتب. اكتب اللي الوردية الجاية محتاجة تعرفه.
لو في مشكلة، اكتبها بالتفصيل. إيه المشكلة، إيه اللي اتعمل، إيه المطلوب.
مش بس المشاكل. لو حصل حاجة كويسة، اكتبها عشان الجميع يعرف.
شوف كل الجلسات وتفاصيلها
كل الجلسات اللي حصلت النهاردة
الجلسات اللي موظف معين فتحها/قفلها
إحصائيات أسبوع أو شهر
مواقف حقيقية وإزاي الموظفين تعاملوا معاها
منى - موظفة استقبال جديدة، أول يوم ليها في العيادة
منى واصلة قبل الميعاد. خايفة جداً - أول يوم ليها في الشغل، ومش عارفة هتتعامل مع النظام إزاي.
نور (الموظفة القديمة) ورتها النظام في 15 دقيقة:
منى فتحت الجلسة الأولى بنفسها (تحت إشراف نور). ضغطت "افتح جلسة جديدة". النظام سألها: "د. أحمد - جلسة 1 - 3 مارس 2024؟" قالت نعم.
الدور اتعمل تلقائياً! 18 مريض دخلوا الدور أوتوماتيك من الحجوزات. منى ماعملتش حاجة - كل حاجة جاهزة!
أول مريض وصل: "أحمد محمد - رقم 1". منى دورت على اسمه في قائمة الدور (كان موجود!)، ضغطت "سجل حضور". تحول من "معلق" لـ "في الانتظار". سهلة!
جه مريض بدون حجز. منى (متوترة شوية) ضغطت "إضافة مريض جديد":
كل المرضى اتكشفوا. منى قفلت الجلسة بنجاح. النظام عملها تقرير: 20 مريض (18 بحجز + 2 بدون)، مفيش أخطاء!
منى اكتشفت إن النظام سهل فعلاً. بعد أسبوع، كانت بتشتغل بثقة وكفاءة. النظام البسيط سهّل عليها التعلم.
نور - موظفة استقبال ذات خبرة، يوم استثنائي بـ 40 مريض
نور فتحت الجلسة زي العادة. لاحظت حاجة غريبة: 25 حجز النهاردة (العادي 15-18). يوم هيكون طويل!
في أول ساعة، 8 مرضى walk-in وصلوا! (العادي 2-3). نور ضافتهم كلهم بسرعة. النظام رتبهم تلقائياً في الدور.
جت سيدة حامل في شهرها التاسع، حاسة بألم شديد. نور ضافتها فوراً وعلمتها "أولوية عالية". المريضة فاتت الدور كله ودخلت على طول.
المرضى التانيين لاحظوا إن حد فات قدامهم. نور شرحتلهم: "حالة طوارئ حامل". كلهم فهموا ووافقوا. الشاشة كانت واضحة بالترتيب الجديد.
مريض رقم 8 اتأخر ووصل والدور عند رقم 12. نور غيرت ترتيبه في النظام، حطته بعد رقم 13. المريض مزعلش لأنه فهم إنه اللي اتأخر.
الدور ماشي منظم رغم الزحمة. النظام بيحدّث الوقت المتوقع لكل مريض تلقائياً. المرضى شايفين ترتيبهم على الشاشة - مفيش سؤال "إمتى دوري؟"
آخر مريض اتكشف. نور قفلت الجلسة. التقرير: 42 مريض! (25 بحجز + 8 walk-in + 9 طوارئ ومتأخرين). يوم شاق لكن منظم.
أحمد - موظف استقبال، مريض غضبان من التأخير
السيد خالد جه العيادة الساعة 10 صباحاً لموعد محدد الساعة 10. دلوقتي الساعة 10:35 ولسه مستني. غضبان جداً وجه يشتكي لأحمد.
"أنا حجزت معاد محدد الساعة 10! دلوقتي 10:35 ولسه مستني! إيه الفايدة من الحجز؟!"
أحمد (بهدوء) فتح النظام قدام السيد خالد وورّاله:
السيد خالد شاف المعلومات بعينه. فهم إن التأخير كان بسبب حالة طوارئ، مش سوء تنظيم. هدى وقال: "ماشي، الطفل أهم. أنا هستنى."
فعلاً بعد 11 دقيقة (10:46 صباحاً)، نادوا على السيد خالد. الوقت المتوقع كان دقيق! خرج من الكشف راضي تماماً.
قبل ما يمشي، قال لأحمد: "شكراً على الشفافية والتوضيح. النظام ده ممتاز فعلاً."
سارة - موظفة استقبال، انقطعت الكهربا في منتصف يوم مزدحم
سارة في منتصف يوم مزدحم - 25 مريض، لسه 15 مستنيين. فجأة: انقطعت الكهربا في كل المنطقة!
سارة خافت: الكمبيوتر قفل، شاشة الدور طفيت، الدور كله راح! لو نظام قديم، كانت كارثة.
فكرت بسرعة: النظام على الإنترنت (cloud)! طلعت موبايلها (معاها شحن وفي 4G) وفتحت النظام.
كل حاجة موجودة! الدور مكمل من آخر رقم، الحجوزات كلها محفوظة، الحضور مسجل. مفيش حاجة ضاعت!
استمرت الشغل من موبايلها:
الكهربا رجعت. الكمبيوتر شغل وفتحت النظام: كل حاجة زي ما هي! الشغل استمر بسلاسة.
رغم الأزمة، كل المرضى اتكشفوا. مفيش بيانات ضاعت، مفيش فوضى حصلت. النظام السحابي أنقذ اليوم.
محمود - موظف قديم (3 سنوات)، مسؤول عن تدريب 3 موظفين جداد
العيادة فتحت فرع جديد. محمود مسؤول عن تدريب 3 موظفين استقبال جداد في أسبوع واحد بس.
جلسة تدريب نظرية ساعتين:
استخدم بيئة تدريب (test environment):
كل موظف اشتغل على النظام الحقيقي تحت إشراف محمود. هو واقف جنبهم يصحح الأخطاء ويشرح.
الموظفين بدأوا يشتغلوا لوحدهم. محمود بس بيراقب من بعيد. كل واحد عامل كويس!
الموظفين التلاتة بقوا قادرين يشتغلوا بكفاءة. محمود عمل دليل مختصر (3 صفحات) للرجوع ليه عند الحاجة.
الفرع الجديد شغال بسلاسة. الموظفين الجداد بقوا خبراء. النظام البسيط سهّل التدريب والاستقلالية السريعة.